Cómo funciona la facturación con SecretarIA

Qué reúne esta pantalla

Cobros y facturación reúne en un mismo espacio las prestaciones que podés cobrar o facturar, los links de pago que ya creaste y el historial de facturas.

Tiene tres pestañas:

• Prestaciones: servicios/turnos que pueden participar de una nueva operación comercial.
• Cobros: links creados y su estado de pago y facturación.
• Facturas: comprobantes fiscales y acceso a Nueva factura para emitir un comprobante directo.

Crear un link de pago y emitir una factura son acciones distintas. Un cobro puede existir sin factura y una factura directa puede existir sin un pago registrado por SecretarIA.

Crear un link o facturar prestaciones

En Prestaciones usá el buscador principal para encontrar un cliente o una prestación. Los estados más frecuentes aparecen como filtros rápidos y el botón Filtros abre las opciones de período, estado de la prestación, cobro y facturación. Los filtros activos quedan visibles y se pueden quitar individualmente o limpiar juntos.

Seleccioná los registros que quieras procesar. La selección es sobre la página visible. Al seleccionar al menos una prestación aparece la barra compacta con Crear link de pago y Facturar. Si una prestación no se puede seleccionar, la fila explica el motivo. Por ejemplo, una prestación con importe $0 muestra que primero necesitás definir un importe; una cancelada o una reserva que todavía está en pago pendiente explica que su estado no permite iniciar una nueva operación.

SecretarIA diferencia además dos tipos de bloqueo:

• si la prestación no es elegible, explica qué dato o estado de esa prestación impide continuar;
• si falta configuración del sistema, la acción correspondiente permanece visible dentro de la selección y ofrece cómo resolverla, por ejemplo Configurar pagos para Mercado Pago o Configurar facturación para ARCA.

SecretarIA separa automáticamente operaciones que pertenecen a clientes o monedas diferentes. No suma importes de monedas distintas ni crea un checkout para varios clientes.

Al elegir Crear link de pago o Facturar se abre el compositor. Ahí podés revisar las prestaciones agrupadas, cambiar la descripción o precio para esa operación y, cuando corresponda, ajustar la comisión total que verá el cliente. Esos cambios no modifican el servicio ni el precio histórico del turno.

Un Ausente puede seleccionarse manualmente; SecretarIA muestra una advertencia para que decidas según tu política comercial.

Comisión al cliente

El compositor muestra una sola Comisión total al cliente. SecretarIA calcula en el servidor el importe final y conserva por separado su política real de comisión de plataforma.

Cambiar la comisión visible al cliente no cambia la comisión real de SecretarIA ni el ledger interno.

Revisar antes de confirmar

Antes de crear el link o emitir la factura pasás por una revisión explícita.

El proceso distingue Preparar → Revisar → Procesar → Resultado. En Preparar podés editar los datos permitidos. En Revisar, Detalle de la operación muestra lo que estás preparando internamente y Vista del cliente muestra la representación comercial que SecretarIA usará hacia afuera: descripción/total del link o líneas de la factura.

Al confirmar, la acción queda bloqueada mientras SecretarIA procesa la operación para evitar envíos duplicados. Cuando termina, la pantalla pasa a un resultado final con las acciones que correspondan; no deja el mismo botón de confirmación listo para volver a ejecutarse.

Si los datos cambian entre la revisión y la confirmación, SecretarIA no confirma silenciosamente otra operación: actualiza la composición y pide que la revises otra vez.

Links de pago

Cada vez que confirmás Cobrar con link, SecretarIA crea una nueva solicitud. Podés generar otro link para las mismas prestaciones; el link anterior no se reescribe.

En Cobros podés buscar por cliente, concepto o identificador. Los filtros rápidos permiten ir directamente a pendientes, pagados o casos que requieren atención; desde Filtros también podés limitar por período, estado de cobro y facturación.

La pestaña también ofrece Nuevo link de pago. Esa acción te lleva a elegir prestaciones y usa el mismo compositor que el flujo iniciado desde Prestaciones; no crea un tipo de cobro diferente.

Podés ver el estado de cada cobro, copiar o abrir el link, crear uno nuevo basado en el anterior y, cuando corresponda, facturar un pago ya confirmado. Si todavía no existe ningún cobro, la pantalla ofrece crear el primero; si un filtro deja la lista vacía, propone limpiar los filtros en lugar de confundirlo con un historial vacío.

Los links comerciales tienen vencimiento propio. Su vencimiento no cancela ni libera turnos de Agenda.

Si dos links que incluyen una misma prestación llegan a pagarse, SecretarIA conserva ambos pagos porque son hechos económicos reales. La operación queda marcada Requiere atención; el sistema no oculta el segundo pago, no emite automáticamente una segunda factura y no hace un reintegro automático.

Facturar un cobro aprobado

Cuando un cobro integrado queda aprobado, la facturación depende de tu política fiscal:

• con Facturar automáticamente cobros integrados confirmados activado, SecretarIA intenta emitir usando el snapshot económico del pago;
• con el automatismo desactivado, el cobro queda disponible para facturarlo manualmente después.

Una factura derivada de un pago usa los importes congelados al pagar. Cambios posteriores en el servicio o turno no aumentan ni reducen esa factura.

Si ya existe cobertura fiscal para una prestación o falta configuración/datos fiscales, SecretarIA conserva el pago y muestra el estado de atención correspondiente; no crea una segunda factura en silencio.

Buscar facturas y crear una nueva

En Facturas el buscador admite cliente, CUIT/DNI, número de comprobante, concepto o CAE. Los accesos rápidos muestran todas, las que requieren atención, las no enviadas o las que siguen en proceso. Desde Filtros también podés limitar por período, estado fiscal y estado de entrega.

Para emitir un comprobante que no nace de una prestación o de un cobro, elegí Nueva factura. SecretarIA abre una vista dedicada de creación, separada del historial, para que siempre quede claro si estás consultando comprobantes o preparando uno nuevo.

El primer bloque es Cliente. Escribí nombre, CUIT/DNI, email o teléfono y elegí el resultado; si el cliente todavía no existe, podés crearlo desde ese mismo flujo. Después completá Conceptos y Datos de la factura. El Resumen muestra el total y concentra la acción principal.

Antes de emitir, elegí Revisar factura. La revisión deja los datos en modo lectura y ofrece Volver a editar o Emitir factura. Mientras SecretarIA procesa la solicitud, la acción queda bloqueada para evitar duplicados. Al completar la operación se abre el comprobante creado; también podés usar Volver a Facturas para regresar al historial.

Factura resumida o detallada

En Configuración de Facturación podés elegir el detalle predeterminado:

• Resumido: presenta una línea comercial consolidada.
• Detallado: presenta las prestaciones agrupadas y, si corresponde, un único Cargo por servicio.

Podés cambiar la presentación antes de emitir cuando la operación lo permite. La presentación no cambia el total ya cobrado.

Facturación manual y automática

La emisión manual sigue disponible cuando la operación es elegible y la configuración fiscal está lista.

La Facturación automática es una preferencia explícita del tenant. Activarla no reemplaza la emisión manual. Cuando está activa y se cumplen las condiciones vigentes, SecretarIA puede iniciar una intención fiscal a partir de dos hechos de negocio:

• un cobro integrado confirmado autoritativamente por Mercado Pago;
• una prestación/turno realizado con pago directo elegible.

La emisión fiscal se procesa sin hacer depender el cobro o el cierre del turno de la respuesta inmediata del proveedor fiscal. Si faltan datos o readiness, la operación conserva el estado que corresponda para revisión en vez de inventar una factura.

Historial, PDF y entrega

En Facturas podés revisar el historial y abrir cada comprobante. Un comprobante autorizado conserva su evidencia fiscal y puede ofrecer Ver PDF sin solicitar una nueva autorización.

La entrega por email es un proceso separado de la autorización fiscal. Una factura puede quedar autorizada aunque todavía no haya sido enviada, por ejemplo si falta un email válido; después podés reenviarla desde el flujo disponible sin emitir otra factura.

En Argentina, la emisión requiere una conexión fiscal lista con ARCA. Para configurar esa integración seguí Cómo conectar SecretarIA con ARCA; esta guía no duplica ese procedimiento.

Reprogramaciones y cancelaciones

Reprogramar una prestación no cambia la identidad del turno ni reescribe un link, pago o factura ya creado.

Cancelar una prestación tampoco genera por sí solo un reintegro ni una nota de crédito. Si existe un cobro o documento relacionado, revisá el caso desde Cobros o Facturas y realizá la acción comercial/fiscal que corresponda.

Estados que requieren atención

Podés ver Requiere atención cuando, entre otros casos:

• se pagaron links superpuestos;
• un pago llegó después del vencimiento;
• el snapshot comercial no coincide con la evidencia económica;
• ya existe cobertura fiscal;
• la conexión/configuración fiscal no permite completar la emisión.

No corrijas estos casos borrando pagos o modificando turnos para ocultar el estado. El pago aprobado y la evidencia fiscal se conservan como historial.